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So halten Unternehmer nicht nur die Buchführung in Schuss

Nach dem Sortieren der Steuerunterlagen liegt es nah: mal wieder Belege ausmisten. Dabei gelten klare Aufbewahrungsfristen – und feine Unterschiede zwischen privaten oder geschäftlichen Unterlagen.

Text: Midia Nuri


Wer ger­ade die Unter­la­gen für den Steuer­ber­ater zusam­men­stellt oder zusam­mengestellt hat und nicht mit­ten im Saisongeschäft steckt, son­dern eher in einem Som­mer­loch: Jet­zt wäre eine gute Gele­gen­heit, die Buch­führung zu polieren. Belege auszu­mis­ten. Ord­ner zu sortieren. Das Ablagesys­tem zu über­denken. Und damit Platz im Regal zu schaf­fen sowie Zeit für die wirk­lich wichti­gen Dinge zu gewin­nen – zugle­ich aber auch mal wieder zu prüfen, ob in Sachen Buch­hal­tung und Auf­be­wahrung wirk­lich alles rechtlich sich­er abläuft. Denn da kreuzen sich diese The­men schon, das Aufräu­men und das Auf­be­wahren. Natür­lich müssen auch Unternehmer ihre Unter­la­gen sortieren und von Zeit zu Zeit aus­mis­ten, aber es gibt viel zu beacht­en, Auf­be­wahrungs­fris­ten etwa mit Blick auf eine mögliche Betrieb­sprü­fung und die so wichti­gen Grund­sätze ord­nungs­gemäßer Buch­führung und Daten­ver­ar­beitung (GoBD). Bei manchen rein pri­vat­en Unter­la­gen sollte eben­so gut über­legt wer­den, was weg kann und was man doch noch brauchen kön­nte, selb­st ohne vom Fiskus vorgeschriebene Gründe. Also: Der Som­mer bietet sich dur­chaus zum Aufräu­men und Umor­gan­isieren an, aber bitte mit Sinn und Sys­tem.

Was vom Tage übrig bleibt: mal wieder ausmisten

Aus­mis­ten ist eine wun­der­bare Angele­gen­heit. Plöt­zlich ste­hen wieder ganze Regal­me­ter oder Eck­en in Büro und Lager­raum zur Ver­fü­gung. Es gibt mehr Platz und damit auch gefühlt mehr Luft und neue Energie für weit­ere Tat­en. Das jeden­falls ist vere­in­facht gesagt der Gedanke hin­ter Ord­nungssys­te­men für die Gestal­tung von Räu­men, etwa dem chi­ne­sis­chen Feng- Shui, nach dem hierzu­lande manch­es Unternehmen seine Fir­men­räume desig­nen lässt. Aber auch abseits spezieller Regeln ist seit Jahren ein Boom im Markt rund ums Aus­mis­ten und Aufräu­men ent­standen. Aus gutem Grund: Gewisse Struk­turen helfen – pri­vat wie geschäftlich. Sehr im Trend liegt seit Jahren, was die japanis­che Aufräum­ex­per­tin Marie Kon­do („Mag­ic Clean­ing. Wie Woh­nung und Seele aufgeräumt bleiben“) emp­fiehlt. Ihre ein­fache Regel fürs magis­che Aus­mis­ten: Klei­der, Büch­er, Papiere und Unter­la­gen, Kleinkram und Erin­nerungsstücke und zum Schluss die Küche. Warum genau in dieser Rei­hen­folge? „It’s mag­ic“, sagt Kon­do – das ist Magie.

Unternehmer soll­ten die Magie der freien Flächen – anders als von Aufräum­ex­per­tin Kon­do emp­fohlen – ruhig als Erstes für Büro und Buch­hal­tung nutzen und dann, falls noch Zeit bleibt, für ihre eben­falls meist zahlre­ichen pri­vat­en Unter­la­gen. Denn da sind auf jeden Fall immer Dinge zu erledi­gen. Wer ger­ade sowieso die Unter­la­gen für den Steuer­ber­ater zusam­mengestellt hat, befind­et sich hier­bei natür­lich in ein­er beson­ders guten Start­po­si­tion fürs Aus­mis­ten und Aufräu­men.

Von Fristen – was Unternehmer beachten müssen

Die geset­zliche Grund­lage, die für Fir­menchefs beim Aus­mis­ten der Buch­hal­tung gilt, ist klar: Han­dels- und Steuer­recht geben Auf­be­wahrungs­fris­ten vor, an die sie sich hal­ten müssen – in der Regel sechs Jahre oder zehn Jahre. Geht eine Rech­nung ver­loren, die ein Betrieb­sprüfer noch Jahre später sehen wollen kön­nte, weil sie die Recht­mäßigkeit eines Betrieb­saus­gaben- oder Vors­teuer­abzugs belegt, würde das teuer. Unternehmer soll­ten, bevor sie steuer­lich rel­e­vante Unter­la­gen weg­w­er­fen, sicher­heit­shal­ber den Steuer­ber­ater fra­gen, welche Auf­be­wahrungs­frist dafür gilt. Denn die ist nicht immer ganz ein­fach zu berech­nen – sie begin­nt nicht mit dem Ablauf des genan­nten Jahres, son­dern „stets mit Ablauf des Kalen­der­jahres, in dem die let­zten Ein­tra­gun­gen, Änderun­gen oder Hand­lun­gen in den jew­eili­gen Unter­la­gen vorgenom­men wur­den beziehungsweise Han­dels­briefe emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den sind.“ Und bei Ver­trag­sun­ter­la­gen nach Ablauf des Ver­trags. Wer es richtig machen will, bewahrt Unter­la­gen also im Zweifel ein oder zwei Jahre länger auf. Über Details informiert der Steuer­ber­ater.

Der Privatkram – kein Kleinvieh

Und dann gibt es natür­lich den Pri­vatkram. Beim Aus­mis­ten emp­fiehlt sich auch und ger­ade Unternehmern ein tiefer Blick in ihre pri­vat­en Unter­la­gen, etwa die Ver­sicherung­sun­ter­la­gen. Der jährliche Wech­sel­ter­min für die pri­vate Kfz-Ver­sicherung zum Novem­ber etwa ist nicht so weit ent­fer­nt, wie es klingt. Man sollte ihn im Kalen­der notieren. Und sich beizeit­en über das The­ma Auto hin­aus generell fra­gen: Passt mein Ver­sicherungss­chutz noch, ist er sin­nvoll? Das bet­rifft – für geset­zlich eben­so wie pri­vat Ver­sicherte – neben der Kranken- und Pflegev­er­sicherung inklu­sive Zusatzver­sicherun­gen auch Haftpflicht- und Haus­ratver­sicherung. Zur Absicherung drin­gend empfehlenswert ist auch eine Beruf­sun­fähigkeitsver­sicherung und für alle, die eine Fam­i­lie abzu­sich­ern haben, eine Risikolebensver­sicherung – falls noch nicht geschehen, soll­ten Unternehmer hier­für bald Ange­bote ein­holen. Und dabei auch gezielt danach fra­gen, ob diese so gestal­tet sind, dass die Beiträge steuer­lich abzugs­fähig sind. Der Steuer­ber­ater weiß, worauf Unternehmer dabei acht­en müssen.

Alle Versicherungen an Bord?

Bei der Gele­gen­heit soll­ten Unternehmer auch check­en, ob der Schutz in der geset­zlichen Unfal­lver­sicherung auch sie ein­schließt – dies nöti­gen­falls jet­zt zusät­zlich abzuschließen, ist gün­stig und lohnt meis­tens. Sin­nvoll kann eine Aus­land­srei­sev­er­sicherung für Fam­i­lien sein – spätestens wenn die Kinder auf Klassen­reise ins Aus­land fahren. Zudem gilt es zu prüfen, ob Risiken dop­pelt abgesichert sind, etwa durch Kfz-Aus­landsser­vice-Police und sowie die Mit­glied­schaft im Auto­mo­bil­club. Bei wichti­gen Poli­cen wie Haftpflicht‑, Haus­rat- oder Wohnge­bäude­ver­sicherung muss gek­lärt wer­den, ob der Schutz aus­re­icht, und gegebe­nen­falls angepasst wer­den. Manche Poli­cen wie Handy- oder Lap­top-Ver­sicherung soll­ten darauf geprüft wer­den, ob sie über­haupt sin­nvoll sind. So ein Poli­cen-Update kann Geld sparen und die Absicherung verbessern.

Diese Unterlagen bleiben – Aufbewahrungsfrist hin oder her

Bei pri­vat­en Unter­la­gen gel­ten andere Auf­be­wahrungs­fris­ten als bei den geschäftlichen Unter­la­gen. Während sie für betriebliche Belege immer min­destens sechs oder zehn Jahre betra­gen, müssen auch Unternehmer die im Pri­vat­bere­ich anfal­l­en­den steuer­rel­e­van­ten Belege nur zwei Jahre lang auf­be­wahren – plus Puffer für offene Steuerbeschei­de. Aber es gibt pri­vate Unter­la­gen, die länger, wenn nicht gar lebenslang auf­be­wahrt wer­den soll­ten. In steuer­lichen Zweifels­fällen soll­ten Unternehmer ihren Steuer­ber­ater fra­gen, was gilt, und im Zweifel die jew­eils län­gere Frist beacht­en. Darüber hin­aus soll­ten Sie bei der Auf­be­wahrung ihrer pri­vat­en Unter­la­gen noch fol­gende Punk­te beacht­en.

Private Versicherungsunterlagen

Ver­sicherungss­cheine ins­beson­dere laufend­er Ver­sicherun­gen müssen im Ord­ner bleiben. Wichtig ist der Ver­sicherungsver­trag sowie jede daran vorgenommene Änderung – und mit Blick auf Kranken- oder auch Beruf­sun­fähigkeitsver­sicherun­gen eine Kopie des ein­gere­icht­en Gesund­heits­frage­bo­gens oder son­stiger gemachter Angaben. Aber vielle­icht nicht jede Beitragsrech­nung über die Auf­be­wahrungs­frist hin­aus.

Arztrechnungen

Anson­sten soll­ten Unternehmer ger­ade im pri­vat­en Bere­ich unab­hängig von geset­zlichen Auf­be­wahrungs­fris­ten manchen Beleg bewusst nicht aus­sortieren, auch wenn der Rech­nungs­ge­gen­stand wom­öglich schon lang vergessen ist. Behal­ten soll­ten sie etwa Rech­nun­gen über Arztleis­tun­gen – zumin­d­est für die Dauer der Gewährleis­tungs­frist, also drei Jahre. Aber es kann sich lohnen, ger­ade solche Rech­nun­gen unbe­gren­zt zu behal­ten. Abwä­gen soll­ten Unternehmer dabei, dass sie Schaden­er­satzansprüche bis zu 30 Jahre später ein­kla­gen kön­nen, falls ein Schaden aus ein­er Behand­lung entste­ht – natür­lich nur, wenn sie die Rech­nung noch haben. Sie zu behal­ten, ist auch nach ein­er erfol­gre­ichen Behand­lung auf Ver­dacht rat­sam: Weiß man, ob nicht das wom­öglich neuar­tige Mate­r­i­al von dem einen Zah­n­im­plan­tat oder Gelenk sich Jahre später als gesund­heitss­chädlich her­ausstellt? Oder eine bes­timmte Behand­lungsmeth­ode oder Indika­tion­sstel­lung als fahrläs­sig, weil gesund­heitss­chädlich oder auch nur unnütz, aber belas­tend? Gesund­heitliche Schä­den kön­nen noch nach Jahren auftreten – wer bei ein­er unklaren Diag­nose einen Blick in alte Arztrech­nun­gen wer­fen kann, hil­ft vielle­icht später auch einem behan­del­nden Arzt, die richtige Diag­nose und Behand­lungsmeth­ode zu find­en.

Werkstattrechnungen und teure Geräte

Auch Rech­nun­gen der Autow­erk­statt soll­ten Unternehmer wegen der Gewährleis­tungsansprüche min­destens zwei Jahre behal­ten – oder solange die Gewährleis­tung läuft. Rech­nun­gen von teuren Geräten soll­ten auch darüber hin­aus auf keinen Fall weg – bei einem Schaden oder Ein­bruchdieb­stahl will die Haus­ratver­sicherung für die Wert­er­mit­tlung meist die Orig­i­nal­rech­nun­gen sehen. Auf­be­wahren lohnt sich also auch hier­bei.

Spar- und Kreditunterlagen

Spar- und Kred­i­tun­ter­la­gen soll­ten Ver­brauch­er aufheben, solange der Ver­trag läuft. Kon­toauszüge gel­ten für regelmäßige Auszahlun­gen bis zu vier Jahre als Beweis­mit­tel, für unregelmäßige Zahlun­gen bis zu zwei Jahre. Betriebliche Kon­toauszüge sind selb­stver­ständlich länger aufzube­wahren. Und bevor sie pri­vate Kon­toauszüge schred­dern, soll­ten Unternehmer sich beim Steuer­ber­ater rück­ver­sich­ern. Der wird mit Blick auf die übliche Prüf­prax­is bei ein­er Betrieb­sprü­fung – Stich­wort Bar­mit­tel­rech­nung – Unternehmern und auch deren Ehe­gat­ten wahrschein­lich zu län­ger­er Auf­be­wahrung rat­en.

Finanzamtsangelegenheiten

Was das Finan­zamt bet­rifft, kön­nen nor­male Schreiben oder Zahlungsauf­forderun­gen weg, wenn sie erledigt sind – ein Hin­weis auf Einkom­men­steuer­vo­rauszahlung ist nicht aufzube­wahren. Steuerbeschei­de dage­gen soll­ten Sie behal­ten. Eine Verpflich­tung dazu beste­ht nicht, für Unter­halt­szahlun­gen oder Kred­i­tanträge aber ist zumin­d­est der jüng­ste Steuerbescheid wichtig.

Unterlagen rund um Rentenansprüche

Eventuelle Lohnzettel sowie Renten­in­for­ma­tio­nen bei­der Part­ner soll­ten generell auch Unternehmer in einem großen Ord­ner auf­be­wahren – und nicht weg­w­er­fen. Sie gehören nicht in den Müll – am besten bis nach Beginn der Rente. Denn die Dat­en sind zwar bei den Renten­ver­sicherungsträgern gespe­ichert, aber falls auf deren Com­put­ern doch mal Dat­en ver­loren gehen, wären diese Belege ein Beweis, wie lange wo gear­beit­et wurde. Und außer­dem sollen sich auch Ämter gele­gentlich mal ver­tun. Um mögliche Fehler in der Berech­nung später nach­weisen zu kön­nen, müssen Unternehmer die Dat­en selb­st natür­lich auch behal­ten.

Lebensabschnittsverträge und ‑urkunden

Ein Leben lang auf­be­wahren sollte jed­er seine Imp­fausweise sowie auch Zeug­nisse, Geburts- und Heirat­surkun­den sowie Abgangs- und Aus­bil­dungsab­schlusszeug­nisse jed­er Art. Am besten in einem eige­nen Ord­ner.

Kassensturz ist auch mitten Jahr sehr sinnig

Immer gilt: Nach der Steuer­erk­lärung ist vor der Steuer­erk­lärung. Wer schon die ans Finan­zamt zu über­mit­tel­nde Abrech­nung vom Steuer­ber­ater bekom­men oder sie Ende Mai noch selb­st bei Elster aufgerufen hat und die Zeit erübri­gen kann, sollte einen ersten Kassen­sturz für das laufende Jahr erstellen. Wer ger­ade im Saisongeschäft steckt, kann sich das für den Spät­som­mer oder Herb­st vornehmen – ger­ade wenn der Steuer­ber­ater nicht die Buch­hal­tung erledigt und so von sich aus laufend auf Gestal­tungsmöglichkeit­en hin­weist. Es lohnt sich. Wer seine finanzielle Lage zeit­nah möglichst genau überblickt, kann mit genü­gend Zeit vor Jahre­sende opti­mal die Steuer­last gestal­ten, etwa durch vorge­zo­gene oder noch mal ver­schobene Betrieb­saus­gaben, Investi­tion­s­abzugs­be­träge sofern möglich oder auch im pri­vat­en Bere­ich durch geschickt getimte Aus­gaben für Son­der­aus­gaben und außergewöhn­liche Belas­tun­gen. Ist abzuse­hen, dass hier einiges anste­ht, lässt sich durch Bün­delung der Kosten in einem Jahr ein höher­er Steuer­abzug erzie­len. Der Steuer­ber­ater kann hierzu detail­liert berat­en – und wertvolle Tipps für Vorhaben und auch Tim­ing geben sowie auch Vorschläge für die Finanzierung machen.

Und jetzt den Rest der Aufräum-Magie

Und wer sich jet­zt im ordentlichen Büro richtig von der Aufräumwut gepackt fühlt, sollte ruhig weit­er aus­mis­ten. Unge­le­sene Fachar­tikel und ‑Büch­er kön­nen weg. Auch Ersatzk­a­bel – ins­beson­dere wenn die dazuge­höri­gen Geräte nicht mehr in Gebrauch oder nicht mehr mit aktueller Hard­ware kom­pat­i­bel sind. Sehr beliebt: Tele­fonk­a­bel. Auch Gebrauch­san­leitun­gen für Geräte, die wom­öglich schon vor Jahren aus­rang­iert wur­den – im Büro wie zu Hause – kön­nen weg. Defek­te Gegen­stände und Objek­te soll­ten Unternehmer eben­falls beherzt aus­sortieren. Im E‑Mail-Pro­gramm und in Dateiverze­ich­nis­sen ist regelmäßiges Aus­mis­ten immer hil­fre­ich. Wichtig ist übri­gens, Unter­la­gen stets sorgfältig zu ver­nicht­en und den Müll sachgerecht zu entsor­gen, beispiel­sweise auf dem Wert­stoffhof.

Wer damit durch ist, kann darange­hen, den Rest der Magie zu voll­brin­gen. Die beste­ht ganz vere­in­facht darin, nicht darüber nachzu­denken, was weg darf und soll – wie es bei der Buch­hal­tung dur­chaus sin­nvoll ist –, son­dern lieber zu über­legen, was man behal­ten will. Und alles andere wegzuw­er­fen. In der magis­chen Rei­hen­folge: Klei­der, Büch­er, Papiere und Unter­la­gen, Kleinkram und Erin­nerungsstücke und zum Schluss noch die Küche auszu­mis­ten. Jet­zt oder halt zwis­chen den Jahren, wenn zeitlich das näch­ste Mal wieder etwas mehr Luft ist.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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