Fachartikel & News

Elektronische Aufzeichnungssysteme: Entwicklungen zu manipulierten Kassenaufzeichnungen

Zum 31. Dezember 2016 lief die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften aus.


Ab dem 1. Jan­u­ar 2017 müssen Unter­la­gen, die mit­tels elek­tro­n­is­ch­er Reg­istri­erkassen, Waa­gen mit Reg­istri­erkassen­funk­tion, Tax­am­e­tern und Wegstrecken­zäh­lern erstellt wor­den sind, für die Dauer der Auf­be­wahrungs­frist jed­erzeit ver­füg­bar, unverzüglich les­bar und maschinell auswert­bar auf­be­wahrt wer­den.

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Der Bun­destag hat am 15.12.2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manip­u­la­tio­nen an dig­i­tal­en Grun­daufze­ich­nun­gen beschlossen. Damit sollen bish­er beste­hende tech­nis­che Möglichkeit­en zur Manip­u­la­tion von dig­i­tal­en Grun­daufze­ich­nun­gen, wie z. B. bei elek­tro­n­is­chen Kassen, ver­hin­dert wer­den. Die Zus­tim­mung des Bun­desrats erfol­gte am 16.12.2016.

Das Gesetz sieht eine Einze­laufze­ich­nungspflicht vor. Die Einze­laufze­ich­nungspflicht bedeutet, dass aufze­ich­nungspflichtige Geschäftsvor­fälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhal­ten sowie aufzuze­ich­nen und aufzube­wahren sind, sodass sich die einzel­nen Geschäftsvor­fälle in ihrer Entste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen lassen kön­nen.

Eine Aus­nahme von der Einze­laufze­ich­nungspflicht beste­ht aus Zumut­barkeits­grün­den bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekan­nten Per­so­n­en gegen Barzahlung.

Kassen-Nachschau ab 2018

Ab dem 1. Jan­u­ar 2018 wird die Möglichkeit der Kassen-Nach­schau einge­führt. Dies ist ein eigen­ständi­ges Ver­fahren zur zeit­na­hen Aufk­lärung steuer­erhe­blich­er Sachver­halte unter anderem im Zusam­men­hang mit der ord­nungs­gemäßen Erfas­sung von Geschäftsvor­fällen.

Die Kassen-Nach­schau kann unangekündigt und während der üblichen Geschäfts- und Arbeit­szeit­en erfol­gen. Eine Beobach­tung der Kassen und ihrer Hand­habung in Geschäft­sräu­men, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vor­lage eines Ausweis­es zuläs­sig. Dies gilt z. B. auch für Testkäufe.

Wichtig: Die Kassen-Nach­schau bezieht sich nicht nur auf elek­tro­n­is­che Kasse­naufze­ich­nungssys­teme, son­dern gilt auch im Fall ein­er offe­nen Ladenkasse.

Sicherheitseinrichtung ab 2020

Elek­tro­n­is­che Aufze­ich­nungssys­teme wie com­put­ergestützte Kassen­sys­teme oder andere Vorgänge (z. B. Tas­ten­druck, Scan­vor­gang eines Bar­codes, u. a. auch in Verbindung mit Stornierun­gen, erstell­ten Ange­boten) müssen kün­ftig über eine zer­ti­fizierte tech­nis­che Sicher­heit­sein­rich­tung ver­fü­gen. Diese Sicher­heit­sein­rich­tung beste­ht aus drei Bestandteilen: einem Sicher­heitsmod­ul, einem Spe­icher­medi­um und ein­er dig­i­tal­en Schnittstelle.

Das Sicher­heitsmod­ul gewährleis­tet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufze­ich­nungsvor­gangs pro­tokol­liert und später nicht mehr unerkan­nt verän­dert wer­den kön­nen. Jede Transak­tion hat

  • den Zeit­punkt des Vor­gangs­be­ginns,
  • eine ein­deutige fort­laufende Transak­tion­snum­mer (Ein­mal­pass­wort),
  • die Art des Vor­gangs (z. B. Storno, Rech­nung),
  • die Dat­en des Vor­gangs,
  • die Zahlungsart (bar oder unbar),
  • den Zeit­punkt der Vor­gangs­beendi­gung bzw. des Vor­gangsab­bruchs und
  • einen Prüfw­ert (Sig­naturver­fahren oder geeignete Online-Ver­fahren)

zu enthal­ten.

Auf dem Spe­icher­medi­um wer­den die Einze­laufze­ich­nun­gen für die Dauer der geset­zlichen Auf­be­wahrungs­frist gespe­ichert. Die dig­i­tale Schnittstelle gewährleis­tet eine rei­bungslose Datenüber­tra­gung, z. B. für Prü­fungszwecke. Welche elek­tro­n­is­chen Aufze­ich­nungssys­teme über eine zer­ti­fizierte tech­nis­che Sicher­heit­sein­rich­tung ver­fü­gen müssen, wird u. a. durch eine Rechtsverord­nung fest­gelegt. Diese Rechtsverord­nung soll im Jahr 2017 erar­beit­et wer­den.

Elektronische Belegausgabe ab 2020

Weit­er­hin ist ab dem 1. Jan­u­ar 2020 die verpflich­t­ende elek­tro­n­is­che Bel­e­gaus­gabe bei elek­tro­n­is­chen Aufze­ich­nungssys­te­men vorge­se­hen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvor­fall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Ver­fü­gung gestellt wer­den.

Der Beleg kann elek­tro­n­isch oder in Papier­form zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Mit der Bel­e­gaus­gabepflicht entste­ht für den am Geschäftsvor­fall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mit­nahme des Belegs. Aus Grün­den der Zumut­barkeit und Prak­tik­a­bil­ität beste­ht die Möglichkeit ein­er Befreiung von der Bel­e­gaus­gabepflicht.

Ab dem 1. Jan­u­ar 2020 haben Steuerpflichtige, die elek­tro­n­is­che Aufze­ich­nungssys­teme ver­wen­den, die Art und Anzahl der im jew­eili­gen Unternehmen einge­set­zten elek­tro­n­is­chen Aufze­ich­nungssys­teme und der zer­ti­fizierten tech­nis­chen Sicher­heit­sein­rich­tun­gen dem zuständi­gen Finan­zamt mitzuteilen. Diejeni­gen Steuerpflichti­gen, die ein elek­tro­n­is­ches Aufze­ich­nungssys­tem vor dem 1. Jan­u­ar 2020 angeschafft haben, haben diese Mel­dung bis zum 31. Jan­u­ar 2020 zu erstat­ten.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.

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